Faire connaître et vivre un événement quand on ne dispose pas de grandes finances requiert des ressources d’ingéniosité. Pourtant, à l’heure d’Internet, il est possible de rassembler tous les ingrédients suffisants pour la promotion de votre événement dans les règles de l’art.

Focus sur les possibilités qui s’offrent à vous pour intervenir comme un professionnel.

Avant l’événement

Bien sûr, la promotion d’un événement commence toujours en amont. Pour en parler convenablement et faire connaître au plus grand nombre, un travail en avant dudit événement est primordial.

Prévenez vos invités

En premier lieu, dès que vous avez déterminé la date de votre événement, il convient de prévenir vos invités environ 1 mois avant le jour J. Indiquez les principaux éléments : nom de l’événement, date, lieu sans pour autant trop en dire.

Ce que l’on nomme comme le « save the date » est un slogan et un teaser à la fois, de manière à ce que vos invités aient hâte de recevoir l’invitation officielle.

La technique de l’emailing fonctionne très bien. N’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux pour relayer l’information.

L’annonce officielle

Ensuite, créez une invitation officielle à envoyer 3 semaines avant le grand jour. Précisez que l’inscription est obligatoire pour recenser le nombre de convives présents et par conséquent prévoir ce qu’il faut pour manger et boire.

Cette invitation peut être réalisée en papier ou en carton sous la forme de flyers ou d’affiches, mais aussi par le biais d’un mail plus élaboré dans lequel vous précisez les horaires, le lieu exact avec adresse, où se garer si nécessaire et surtout que chacun apporte son invitation officielle.

Créer une page web ou site dédié

Pourquoi pas, pour les plus audacieux et expérimentés, créer un site Web dédié à l’événement ? Ou tout du moins une page Web ? Si l’événement concerne le travail, la présentation d’un service ou d’un produit, n’oubliez pas de prévenir des journalistes susceptibles de relayer l’événement et d’en parler par la suite.

Que ce soit par Internet et/ou par support physique, utilisez la même charte graphique pour davantage de cohérence et adoptez une vraie identité.

Pendant l’événement

Durant l’événement, vous devez être vigilant aux moindres détails, sans pour autant paniquer. Ne lésinez pas sur la signalétique, car l’endroit en question doit être simple à trouver.

Prévoyez des personnes pour gérer les médias sociaux pour qu’ils relayent en live ce qui se passe tout au long de l’événement (cf. le célèbre « livetweet » sur Twitter).

Pendant l’événement, c’est aussi l’occasion de faire une petite enquête de satisfaction qui sera fort utile pour l’après.

Si la presse se déplace, soignez leur accueil et rendez-vous disponible autant qu’il se peut en distribuant des objets publicitaires à votre image.

Après l’événement

Ce n’est pas parce que l’événement est terminé que tout s’arrête. Bien au contraire, il faut toujours soigner sa sortie, n’est-ce pas ?

L’email de remerciement

N’hésitez pas à envoyer un email de remerciement à tous les participants et aux partenaires. Si des photos ont été prises, envoyez-les ou un lien Internet pour consultation.

Les réseaux sociaux

Sur les réseaux sociaux, publiez des photos qui illustrent ce grand jour.

Le communiqué de presse

Si les journalistes étaient présents, envoyez un communiqué de presse et des photos en HD de façon à ce que ces derniers communiquent convenablement sur votre événement. N’oubliez pas d’y intégrer le nom d’un contact en cas de questions.

Avoir des retours

Enfin, récoltez des témoignages par le biais d’un sondage, d’un questionnaire ou d’une question ouverte. Cela peut aussi se faire par mail ou en publication sur un réseau social.