L’externalisation de la fonction de secrétariat, de permanence et d’accueil téléphonique chez une société offshore est devenue une alternative très suscitée par toutes les typologies d’entreprises. Cette solution attire les sociétés en raison des différents avantages qu’elle offre, plus particulièrement en terme de coût. Afin d’apporter plus de clarté sur le sujet, il est important de déterminer les prestations proposées par le télésecrétariat offshore et les avantages de recourir à ces services.

Les services proposés par un secrétaire à distance

Avant de parler des prestations proposées par un télésecrétariat offshore, il est indispensable de définir ce qu’est un télésecrétariat. Également connu sous l’appellation de secrétariat à distance, le télésecrétariat désigne l’ensemble des fonctions de secrétariat réalisées à distance par un prestataire spécialisé pour le compte d’une entreprise cliente. Ainsi, il permet aux sociétés de déléguer leur secrétariat vers une plateforme téléphonique où une télésecrétaire prendra en charge l’organisation de l’accueil téléphonique à distance.

Les sociétés offshores spécialisées en permanences téléphoniques, telles que le télésecrétariat à  Madagascar, fournissent généralement des prestations variées. Il peut s’agir de la réception des appels entrants, de la prise de rendez-vous, de la prise de message, du filtrage des appels, de la gestion des agendas, de la saisie de compte-rendu, de la retranscription de rapport, de l’envoi de message par email, fax ou SMS, etc. Il est toutefois à noter que ces services varient d’une société offshore à une autre et qu’il convient de faire une comparaison des offres et des devis avant de choisir son prestataire en télésecrétariat.

Les avantages de recourir au télésecrétariat offshore

Le télésecrétariat est une alternative efficace et avantageuse au secrétariat classique en interne. D’ailleurs, il existe plusieurs formules de secrétariat à distance permettant aux entreprises de favoriser la qualité de leur accueil téléphonique. Parmi les formules les plus courantes, on peut citer le télésecrétariat offshore. Ce type de télésecrétariat consiste à l’externalisation de la fonction de secrétariat chez une société offshore.

Le premier avantage de cette formule est le fait qu’elle permet à l’entreprise de bénéficier d’un coût plus abordable sur la réalisation de la fonction de secrétariat. Effectivement, comme l’entreprise offshore jouit d’une main-d’œuvre particulièrement abordable dans son pays d’implantation, notamment à Madagascar ou au Maghreb, elle propose donc un tarif plus avantageux à la société cliente. Par ailleurs, l’entreprise commanditaire n’aura pas à investir en matériel puisque les ressources matérielles sont incluses dans le tarif du prestataire.

Un autre avantage de recourir au télésecrétariat offshore est la garantie de bénéficier d’une prestation de qualité. En effet, les sociétés offshores disposent de télésecrétaires qualifiées et expérimentées qui sont en mesure de fournir des services de choix sur l’accueil des clients et les différentes missions remplies par une secrétaire classique. En utilisant le système CTI (couplage téléphonique informatique), elles permettent à leurs télésecrétaires de disposer sur leur moniteur toutes les informations utiles sur l’entreprise cliente.